Ein Catering mit Foodtruck hat sechs Stationen, von der ersten Anfrage bis der Stellplatz wieder leer ist. Die meisten davon sind unsere: Angebot, Aufbau in 30–45 Minuten, Ausgabe und Abbau. Dieser Ablaufplan zeigt, wann was passiert, was ihr dafür tut — und was ihr getrost uns überlasst.
Der Ablaufplan auf einen Blick
- 01Anfrage mit RichtpreisSobald euer Datum steht. Datum, Uhrzeit, Ort, Gästezahl und Anlass angeben. Der Termin wird für euch geblockt — auch ohne sofortige Unterschrift.
- 02Check und Angebot1–2 Werktage später. Wir prüfen Verfügbarkeit, Stellplatz, Zufahrt, Strom und Zeitfenster und melden uns mit einem konkreten Angebot.
- 03Menü, Zeitfenster, GästezahlZwischen Zusage und Event. Menü-Mix, Ausgabezeit und vegetarischer Anteil werden abgestimmt — meist in ein bis zwei Gesprächen.
- 04Anfahrt und AufbauEvent-Tag, 60 Minuten vor der Ausgabe. Der Truck kommt, Aufbau in 30–45 Minuten, Grill an.
- 05AusgabeZur vereinbarten Zeit. Frisch gegrillt, in Wellen oder durchgehend — so lange, wie vereinbart.
- 06AbbauDanach. Wir bauen sauber ab und nehmen alles wieder mit.
Wie lange vorher solltet ihr ein Catering bestellen?
Ein hartes Enddatum gibt es bei uns nicht. Trotzdem gilt: je früher, desto entspannter — dann bleibt Zeit, das Menü in Ruhe abzustimmen. Eine frühe Anfrage legt euch auf nichts fest. Sie blockt den Termin, auch ohne sofortige Unterschrift; final entscheidet ihr erst, wenn Menü und Gästezahl stehen.
Für die Weihnachtsfeier haben wir das Timing einzeln aufgeschrieben: Wann solltet ihr buchen? Und wenn es bei euch kurzfristig wird: trotzdem anfragen. Wir sagen ehrlich, ob es geht.
Die Anfrage: fünf Angaben reichen
Datum, Uhrzeit, Ort, Gästezahl und eine grobe Vorstellung vom Anlass. Mehr brauchen wir am Anfang nicht. Am schnellsten geht es über den Preisrechner: Anlass wählen, Eckdaten eintragen, Menü zusammenstellen — der Richtpreis steht sofort da, und von dort geht die Anfrage direkt raus.
Gut zu wissen: Der Richtpreis ist noch kein fixes Angebot. Erst prüfen wir, ob Termin, Stellplatz und Zeitfenster passen.
Check und Angebot
Innerhalb von 1–2 Werktagen melden wir uns. Bis dahin haben wir geprüft, was für euren Tag zählt: Verfügbarkeit, Stellplatz, Zufahrt, Strom, Zeitfenster. Danach bekommt ihr das Angebot — Menü-Vorschlag mit klarem Preis, keine versteckten Posten. Wie sich der Preis zusammensetzt, steht im Kosten-Artikel.
Stellplatz, Zufahrt, Strom: vorab geklärt
Ein Foodtruck ist ein echtes Fahrzeug. Er muss hinkommen, sicher stehen und Strom haben. Das klären wir vor dem Event, damit am Tag selbst niemand suchen muss.
- Stellfläche: Der Truck misst 6,4 × 2,4 m und ist 3,2 m hoch; mit offener Klappe wird er gut 3,2 m breit. Mit Platz für die Schlange empfehlen wir rund 8 × 4 m.
- Zufahrt: mindestens 2,6 m breit und 3,4 m hoch. Tore und enge Hofdurchfahrten vorher ausmessen.
- Untergrund: fest und eben. Rasen geht meistens — bei Nässe legen wir Fahrplatten unter.
- Strom: mindestens eine normale Steckdose (Schuko), besser 16 A Starkstrom. Bei kleineren Events reicht die Schuko-Steckdose.
Ob eure Fläche passt, zeigt der Stellflächen-Check „Passt der Truck?“ in 30 Sekunden. Unsicher? Schickt uns die Adresse oder ein Foto der Fläche — wir sagen ehrlich, ob es passt.
Menü, Zeitfenster, Gästezahl
Zwischen Zusage und Event stimmen wir drei Dinge ab: den Menü-Mix, das Zeitfenster für die Ausgabe und den vegetarischen Anteil. Meist reichen dafür ein bis zwei Gespräche. Ein Blick in die Speisekarte vorab spart eines davon.
Ein Tipp aus über 300 Caterings: Legt das Essen nicht ans Ende der Feier. Grillt der Truck mittendrin, wird er zum Treffpunkt.
Wie das bei einer Firmenfeier aussieht, steht im Guide zur Firmenfeier.
Der Event-Tag: Beispiel-Zeitplan für 100 Gäste
Angenommen, die Ausgabe soll um 18:00 Uhr beginnen. Dann sieht euer Abend so aus:
| Uhrzeit | Was passiert |
|---|---|
| 17:00 Uhr | Der Truck rollt an — rund 60 Minuten vor der Ausgabe. |
| bis 17:45 Uhr | Aufbau in 30–45 Minuten, Grill an. |
| 18:00 Uhr | Die Ausgabe startet — in Wellen oder durchgehend, je nachdem, was zu eurem Programm passt. |
| ca. 19:30 Uhr | Alle 100 Gäste haben gegessen: Bei dieser Größe rechnen wir mit rund 90 Minuten Ausgabe. |
| danach | Abbau. Wir nehmen alles wieder mit. |
Frisch auf Bestellung gegrillt braucht seinen Takt. Bis etwa 120 Gäste läuft ein Truck entspannt; darüber planen wir ein längeres Ausgabefenster oder einen zweiten Ausgabepunkt und sagen euch das vor der Zusage. Zur Einordnung: Marktüblich schafft ein Truck 60–100 Portionen pro Stunde (Stand: Juni 2026, Quelle: ThePerfectWedding).
Bei Regen, Schnee und Kälte
Wir kommen auch dann. Unsere Küche steht im Truck im Trockenen. Für eure Gäste braucht es einen überdachten Bereich oder eine Ausgabe nah am Haus — das planen wir gemeinsam, sobald wir eure Location kennen. Wie das im Dezember läuft, zeigt die Seite zur Weihnachtsfeier mit Foodtruck.
Checkliste: Was ihr vorbereitet
- Datum, Uhrzeit, Ort, Gästezahl und Anlass — für die Anfrage
- Adresse oder ein Foto der Stellfläche
- Stellfläche rund 8 × 4 m, fest und eben
- Zufahrt mindestens 2,6 m breit und 3,4 m hoch — am Event-Tag frei
- Strom: Schuko oder 16 A Starkstrom. Sagt uns vorab, was vorhanden ist
- Ein überdachter Bereich für eure Gäste, falls das Wetter kippt
- Ein Zeitfenster für die Ausgabe mitten im Programm
Was nicht auf eurer Liste steht: Ware, Crew, Küche und Logistik. Das bringen wir mit. Ihr organisiert Stellfläche und Strom, wir den Rest.
Nach der Ausgabe
Wir bauen sauber ab und nehmen alles wieder mit. Der Stellplatz sieht danach aus wie vorher.
Euer Datum steht schon? Dann rechnet das Event im Preisrechner durch — oder schaut auf der Seite Catering München vom Foodtruck, was alles geht.
